약국, 거래내역 장기간 보관 안하면 '낭패'

• 폐업·이전 관계없이 계약서 등 폐기시 이중채무 위험

약국-업체 간 거래가 종료됐더라도 맞장부를 비롯한 거래내역을 장기보관하지 않으면 이중채무를 하거나 크게는 송사를 치르는 낭패를 당할 수 있어 약국가 주의가 요망된다.

서울 목동 M약국 L약사는 지난 2004년 8월 약국을 옮기기 위해 당시 약국을 인계하는 과정에서 오랫동안 거래해왔던 제약사 J업체의 잔고 190여만원을 모두 A약사에게 양도했고 약국을 인수한 A약사는 이를 모두 결제하고 새롭게 약국을 시작했다.

그러나 4년이 지난 최근에 와서 J업체는 느닷없이 L약사와 A약사를 상대로 "각각 당시 540만원과 190만원을 체납했다"며 채권팀을 가동, L약사와 A약사 모두에게 잔금지불을 요구했다.

약국을 인수했던 A약사는 당시 결재를 한 후 이에 대한 영수증과 거래내역을 폐기해 결제를 증빙할 수 없었다.

결국 A약사가 J업체가 요구하는 금액만큼 이중결제를 할 수밖에 없었다.

반면 폐업하고 현재의 약국으로 이전했음에도 불구하고 전 약국에서의 거래내역(맞장부, 계약서 모두 포함)을 모두 보관해왔던 L약사는 J업체의 요구에 맞서 세부자료를 모두 증빙했다.

그럼에도 불구하고 채권팀을 가동한 J업체는 L약사의 거래내역과는 별도로 업체에서 책정한 잔금 및 채무 데이터를 내놓으며 결국 고소를 강행, 재판까지 가는 상황까지 치달았다.

L약사는 여기에 굴하지 않고 당시의 계약서와 영업사원과의 맞장부 등 자신이 갖고 있는 거래내역과 동일한 증빙자료를 J업체에 요구하고 체납의 근거를 물었다.

J업체는 L약사의 약국을 담당했던 영업사원이 퇴사한 상황에서 당시의 거래내역을 전면 재검토, 결국 소를 취하해 L약사는 540만원의 채무 오명에서 벗어났다.

여기서 중요한 것은 폐업·이전과 관계없이 업체와의 거래에서 맞장부나 영수증, 계약서를 모두 보관하고 있어야 한다는 사실이다.

이는 수많은 업체와 거래를 하는 약국이 결제와 관련해 어떤 거래오류가 일어날 지 알 수 없는 상황에서 자칫 송사를 겪게 될 경우, 약사를 대변해줄 최후의 결정적 증거로 작용하기 때문이다.

L약사는 “폐업했음에도 불구하고 당시 거래내역과 자료를 보관하고 있어 다행히 위기를 모면했다”며 “주변의 다른 약사들도 나와 같은 일을 겪지 않도록 거래내역을 반드시 장기보관하길 바란다”며 주의를 당부했다.