"행정 업무 해방"…베테랑 약사가 말하는 '3초 ERP' 만족도

• 인력 의존 없이 누구나 동일하게 사용…"오주문·오조제 완벽 차단"
• 이승기 인천 건강나라약국 약국장 "행정 업무 해방이 곧 복약지도 질 향상"

[데일리팜=차지현 기자] 약국의 조제실 안쪽에서 부족한 약을 매번 수기로 기입하던 '주문노트'는 약국 운영의 일상적인 풍경이었다. 하지만 18년 경력의 베테랑 약사가 운영하는 인천 건강나라약국에서는 이제 이 노트를 더 이상 사용하지 않는다. 약국 필수 경영 플랫폼 '3초 ERP' 덕분이다.

기획 초기 단계부터 참여해 현장의 목소리를 시스템 설계에 반영한 이승기 약국장을 만나 도입 후 달라진 약국의 모습과 3초 주문의 핵심 노하우를 들어봤다.

이승기 인천 건강나라약국 약국장

건강나라약국은 하루 평균 200~250건, 많을 때는 300건 가까운 처방전을 처리하는 문전약국이다. 주요 도매업체만 5곳과 제약사 직거래도 2~3곳, 온라인몰 주문도 함께 사용하고 있어 주문 채널이 복잡하게 얽혀 있어 주문 관리 자체가 큰 일이었다.

기존 약국 주문은 대부분 아날로그에 가까웠다. 조제 과정에서 부족해진 약을 직원들이 주문 노트에 수기로 기록하고 점심, 오후, 저녁에 이를 도매 사이트에 접속해 하나씩 주문하는 방식이다. 이 약국장은 "약품명과 포장단위, 수량을 노트에 계속 적어 두고 저녁에 주문을 정리하는데 이 과정만 해도 매일 1시간에서 2시간 정도가 걸렸다"며 "주문 노트가 하루에 서너 장씩 쌓이기도 했다"고 했다.

이 약국장은 2023년 초 이러한 반복적인 행정 업무와 산더미 같은 종이 명세서를 줄여보자는 고민에서 3초 ERP 기획에 참여했다. 주문·반품·검수·입고·결산 등 반복적인 약국 행정 업무를 데이터와 바코드로 자동화해 약사가 조제와 복약지도라는 본연의 전문 업무에 더 집중할 수 있도록 돕겠다는 아이디어다.

이렇게 탄생한 게 3초 ERP다. 약국 운영 과정에서 반복되는 주문·반품·검수·입고·결산 등 업무를 하나의 시스템에서 처리할 수 있도록 설계된 게 특징이다. 처방 데이터와 약품 사용 기록을 기반으로 주문 목록이 자동 생성되고 여러 도매업체 주문도 한 번에 관리할 수 있다. 반품 처리와 검수, 입고, 결산 등 약국 행정 업무도 동일한 플랫폼에서 확인하고 관리 가능하다.

실제 3초 ERP 도입 이후 약국 운영은 어떻게 달라졌을까. 이 약국장이 말하는 가장 큰 변화는 주문 업무 시간 단축이다. 이 약국장은 "이전에는 주문에 2시간 가까이 걸렸다면 지금은 5분 정도면 끝난다"면서 "주문 목록이 자동으로 만들어지기 때문에 확인 후 버튼만 누르면 된다"고 강조했다.

품절약 관리도 자동화됐다. 도매업체에 품절됐던 의약품이 재입고되면 시스템이 이를 자동으로 인식해 장바구니에 담아준다. 별도로 품절약을 따로 체크하거나 다시 주문을 챙기지 않아도 되기 때문에 주문 편의성이 한층 높아졌다.

이 약국장은 "기존에는 품절약을 따로 기억해 두거나 다시 확인해야 하는 번거로움이 있었지만 지금은 시스템이 알아서 챙겨준다"며 "주문 누락 가능성이 크게 줄어들면서 전체 주문 완성도가 높아졌다"고 설명했다.

3초 ERP의 3초 주문 시스템은 단순히 속도만 빠른 것이 아니다. 사람이 하기 때문에 발생할 수 있는 휴먼 에러를 원천 차단하다는 점이 가장 큰 강점이다.

그는 "외형이 거의 동일하지만 용량이 다른 안약 0.4ml와 0.45ml처럼 겉보기에는 거의 구분이 어려운 제품이나 이름이 비슷한 조제약 등 조제 실수하기 쉬운 제품을 ‘3초 주문 이 잡아낸 적이 많이 있다"면서 "약사도 놓칠 수 있는 부분을 한 번 더 확인해 주는 역할을 한다"고 덧붙였다.

약국장이나 특정 담당자가 없어도 누구나 동일한 퀄리티로 주문이 가능하다는 점도 운영의 안정성을 더한다. 설정된 주문 규칙에 따라 시스템이 작동하므로, 담당 직원이 바뀌어도 주문량이나 품목이 변하지 않고 일정하게 유지된다.

이 약국장은 약국별로 약사가 자유롭게 커스터마이징 할 수 있다는 점을 3초 ERP의 장점으로 꼽았다. 약국마다 규모나 거래 구조, 주문 방식이 다른데 개별 상황에 맞게 주문 규칙을 설정할 수 있어 현장 활용도가 높다는 게 그의 설명이다.

가령 거래 도매업체를 연동한 뒤 주문 비율을 설정하면 특정 도매에 50%, 다른 도매에 25%씩 자동으로 주문이 배분되도록 만들 수 있다. 이 약국장은 "기본 세팅만 해 놓으면 주문이 자동으로 분배돼 실제 주문 과정은 훨씬 단순해진다"고 말했다.

품목별 거래처 설정도 가능하다. 향정신성 의약품은 관리가 용이한 특정 도매처로 주문을 몰아넣거나 특정 제조사 제품을 지정된 도매처에만 주문하도록 설정할 수 있다. 외자사 의약품과 국내 제약사 의약품을 구분해 주문 우선순위를 설정하는 것도 가능하다. 그는 "약국마다 거래 구조와 마진이 다르기 때문에 이런 부분까지 반영할 수 있도록 설계돼 있다"고 했다.

이 약국장은 3초 ERP를 완성형 프로그램이 아닌, 약사와 함께 만들어가는 발전형 플랫폼이라고 정의한다. 사용자의 아이디어가 있다면 언제든 기능을 추가할 수 있는 유연한 구조이기 때문이다. 그는 "사용하는 약사가 많아질수록 노하우가 쌓여 좀 더 좋은 프로그램으로 발전해 나갈 여지가 많다"고 말했다.

행정 업무 시간이 줄면 그 혜택이 고스란히 환자에게 돌아간다고 말하는 이 약국장. 그는 이제 업무 마감 후 거래처 변경까지 포함해도 주문이 5분이면 끝난다고 설명했다. 주문·반품·검수 등 반복적인 행정 업무에 들던 시간이 크게 줄어든 만큼 그 시간을 환자 상담과 복약지도에 더 쓰고 있다는 얘기다.

이 약국장은 "행정 업무에서 해방된 시간이 곧 환자를 향한 복약지도와 상담의 질을 높이는 결과로 이어진다"라며 "더 많은 동료 약사가 3초 ERP를 통해 커피 한 잔의 여유를 찾기를 기대한다"고 했다.